Je hebt als ondernemer maar 24 uur per dag, wat mij betreft draaien mijn dagen ook zeker niet de hele dag om druk zijn.
Natuurlijk bouw je met hart en ziel aan je onderneming maar het gaat niet om de aantal uren die je draait maar de resultaten.
Toen ik voor mezelf begon heb ik vanaf dag één de keuze gemaakt om zoveel mogelijk uit te besteden. Alles wat ik niet zelf hoef te doen probeer ik uit te besteden.
Sinds 2013 was ik ook verantwoordelijk voor een Managed Service Provider, hier heb ik dit ook gelijk toegepast. De hele dag was ik bezig om mezelf misbaar te maken. Door het faciliteren van tools, mensen te coachen en procedures te beschrijven is me dit gelukt.
Toen ik vertrok bij deze MSP was er nog geen vervanger voor mijn rol, toch draaide het prima door. Stiekem wel een beetje trots, mag af en toe wel toch? Hierbij tien lessen die mij hebben geholpen om los te (leren) laten. Hopelijk heb je hier wat aan.
Cultuur is key
Je moet leren los laten om tijd te hebben voor belangrijke zaken. Maar als je medewerkers en collega’s niet vertrouwd, hoe ga je dit dan ooit doen? Simon Sinek zegt dit heel mooi in zijn boek “Leaders eat last”: Je moet jezelf zien als de bewaker van de roedel en voorkomen dat je roedel van binnenuit kapot wordt gemaakt. Bewaak cultuur bij de poort en neem bij twijfel over de passendheid in jullie cultuur iemand niet aan, hoe nijpend het tekort ook is of hoe technisch deze persoon ook is.
Duidelijkheid
Maak dingen zwart/wit en definieer core KPI’s en richtlijnen waar alles aan op wordt gehangen. Steven Covey omschrijft ook in zijn boek “7 habits of highly effective leaders” het opstellen van een statement. Je beschrijft de zaken waar alles aan gemeten wordt, bij discussies of meningsverschillen grijp je terug naar dit statement en maak je de keuzes die passend bij jullie uitgangspunten. Bijvoorbeeld: We zijn verantwoordelijk en nemen verantwoordelijkheid. Of: Als een klant een probleem heeft maken we dit ons probleem, wij lossen het op wat we er ook voor moeten doen.
Stip op de horizon
Het hele bedrijf moet dezelfde KPI’s hebben en iedereen moet ze kennen. Hiervoor moet je beginnen met het definiëren van je langetermijndoelen en deze vertaal je stap voor stap door naar dagelijkse KPI’s naar relevante personen. Het mag nooit onduidelijk zijn waar je mensen op stuurt en afrekent, NOOIT!
Als je het gevoel hebt dat jullie elke dag iets anders doen en alle kanten op gaan moet je eerlijk zijn naar jezelf. Weet je wel wat je ideale klant is en waar je over vijf jaar wilt staan met je bedrijf? Schrijf dit op en praat hierover, zo weten we allemaal wat de stip op de horizon is.
Stop met data, geef informatie
Bij veel van mijn klanten zie ik prachtige dashboards met superveel data. Ik noem dit data. Want zoals de ISO het zegt: Informatie is data in context. Wat hebben engineers er aan in de dagelijkse operatie om te weten wat jullie gemiddelde klantscore is? Hartstikke leuk voor je ego maar het helpt niets in de dagelijkse operatie. Het is bijvoorbeeld veel interessanter om alleen lage beoordelingen weer te geven van de afgelopen week, zo kunnen ze gelijk actie ondernemen en bijvoorbeeld de klant terugbellen.
Ondersteunende Dashboards
Deze is ook gelijk een salespitch, dan heb ik je vooraf gewaarschuwd. Ik maak in Autotask dashboards, de prijzen zijn simpel: De eerste 3 Dashboards kosten 5000 euro, extra Dashboards zijn 1000 per stuk extra. Heb ik de wijsheid in pacht en is het enorm complex om Widgets in elkaar te klikken, nee! Waar ik mee help is de juiste KPI’s naar voren halen zodat we van 15 ‘slechte’ Dashboards terug gaan naar minimale dashboards. Je hebt per rol echt maar één Dashboard nodig, niet meer.
Op één Dashboard passen namelijk meer dan 70 KPI’s!
Vertrouwen
Geef iemand vertrouwen en ook al gaat het niet goed stuur bij. We hebben de neiging om in te grijpen, geef iemand de tijd om te leren en coach. Wil je dat engineers betere klantgesprekken houden en van je overnemen, laat ze eerst met je mee gaan. Wil je dat een engineer de Teamleider rol op zich gaat nemen? Maak samen een Dashboard en bereid samen het overleg voor, laat hem of haar daarna het overleg doe en grijp niet in. Loop na het overleg bijvoorbeeld een rondje buiten en bespreek hoe het ging en coach. Dit kost je op de korte termijn meer tijd en energie maar geeft zoveel op de lange termijn.
Wat waterpolo ICT kan leren
In mijn vrije tijd ben ik Waterpolo speler en trainer van de jeugdteams. Om dit te kunnen doen heb ik een waardvolle training gehad en dit mogen afsluiten met het diploma KNZB Waterpolo Trainer 2. Iedereen ziet op de televisie de gespierde grote mannen die elkaar kapot maken, in de basis is het een enorm technische sport.
Je begint daarom met de basistechniek, daarna ga je werken op precisie en snelheid van uitvoeren en pas in de laatste fase komt kracht en explosiviteit. Als een speler schoten op het doel mist moet de kracht worden terug gebracht om weer meer focus op de techniek en uitvoering te leggen.
Zorg dus dat de basis van een Engineer eerst op orde is: Betrouwbaarheid, klantgerichtheid en communicatie. Als deze niet op orde zijn werk je hier eerst aan. Deze basiscompetenties zijn (te) vaak onvoldoende.
Uitbesteden
De vorige tips gaan in op het intern delegeren en zaken die herbij helpen. Een simpele oplossing voor sommige moeilijk en/of tijdrovende taken is het inhuren van een externe partij. Hiermee bedoel ik expliciet niet het inhuren van een freelancer.
Maak fixed price (per maand of project) afspraken met externe partijen en spreek duidelijke op te leveren zaken en KPI’s af met elkaar. Ik betaal mijn accountant een vast bedrag per maand en ik moet gewoon zorgen dat de bonnen en facturen op orde zijn. Als ik wat van hun wil weten moet ik mailen, als hun wat van mij moeten weten mailen ze mij. Duidelijk en simpel toch?
Stop het het geven van energie en tijd aan zaken die niet te maken hebben met je core dienstverlening: Je bedrijf gezond houden, klanten tevreden en medewerkers blij. En bonus: Je bent niet voor niets ondernemer, doe dingen die je leuk vindt en laat je niet opslokken door de waan van de dag. Persoonlijk heb ik liever minder winst en meer tijd voor freubelen en vette dingen doen.
Delegeer je klanten
Onderdeel van delegeren is ook weten waar je wel of niet goed in bent. Kijk daarom kritisch naar je klanten bestand en misschien moet je gewoon een aantal klanten weggegeven aan een collega die hier veel beter in is. Je begint op een bepaald moment en als je stappen wilt maken naar bijvoorbeeld volledig Managed Service Provider waar je alle diensten all-inclusive aanbied op basis van een vaste prijs per medewerker (150 per maand klinkt goed toch?) is jouw koers niet meer passend voor je klanten van het eerste uur.
Ga een eerlijk gesprek aan met klanten die niet langen passend zijn. Zo voelen ze zich niet het ondergeschoven kindje en kun jij bouwen aan een bedrijf van jouw dromen.
Bonustip 10
Het boek Company of One van Jeff Jarvis was een enorm verfrissend boek. Ik begreep niet zo goed waarom ik bang ben voor personeel. Wat ik heb geleerd is dat ik totaal niet bang ben voor personeel maar dat ik er vooral heel erg in geloof dat je de juiste mensen voor de juiste zaken in moet huren. Ga dus niet op zoek naar mensen die een bepaalde technische skill heel goed kunnen die geen onderdeel is van jouw core dienstverlening.
Wil je bijvoorbeeld online beter aanwezig zijn dan zou ik aanraden om op zoek te gaan naar een kneitergoede schrijver met passie voor ICT en Servicemanagement. Als deze persoon niet alles snapt van SEO, Google, Facebook Marketing enzovoort maakt dit echt niets uit. Geef deze persoon budget om hier externen voor in te schakelen.
Ik help bedrijven ook met ISO implementaties en het maken van Autotask Dashboards en slimme automatiseringen. Ze kunnen hier prima veel tijd op stuk gooien maar vinden het soms handiger om mij in te huren omdat dit ‘mijn trucje’ is.
You get the point. Durf te delegeren, laat los, accepteer dat de weg hobbelig is maar je kunt niet alles alleen.