Dus je wilt je kwaliteitsmanagementsysteem op orde hebben en dat kunnen aantonen met een certificering voor ISO 9001? Goed idee! Maar waar begin je? Je hebt je door de 10 hoofdstukken heen gewerkt en je ziet nu waarschijnlijk de wereld om je heen draaien. Geen nood, hier lees je de belangrijkste punten uit de ISO 9001 in het kort én in normaal Nederlands.
Wat zijn de belangrijkste punten uit ISO 9001?
De belangrijkste punten uit ISO 9001 staan in hoofdstuk 4 t/m 10. We leggen ze hier voor je uit. Let wel op dat alleen deze lijst niet voldoende is als basis voor een certificering, maar dat ‘ie je wel helpt wel bij het begrijpen van de volledige norm. Zo komt dat felbegeerde certificaat een stuk dichterbij!
Hoofdstuk 4: De context van de organisatie
Hoe staat je organisatie ervoor, welke bewegingen zijn er in de wereld en in jullie branche? De belangrijkste punten uit hoofdstuk 4 zijn:
4.1 Wees altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Zowel wereldwijd als binnen jullie branche én organisatie: zorg ervoor dat je een goed beeld hebt van alle ontwikkelingen en of die van invloed zijn op je bedrijfsvoering.
4.2 Daarnaast zorg je ook voor duidelijke afspraken met alle betrokken partijen. Zowel binnen als buiten je organisatie is het goed dat iedereen weet wat jullie van ze verwachten.
4.3 Geef duidelijk aan op welke werkzaamheden en bedrijfsprocessen de ISO 9001-eisen van toepassing zijn.
4.4 Je moet kunnen aantonen dat je een kwaliteitssysteem hebt ingericht en ingevoerd. Het systeem voldoet aan de eisen van ISO 9001 en je streeft ernaar het systeem steeds verder te verbeteren.
Hoofdstuk 5: Leiderschap
Hoofdstuk 5 gaat over het nemen en het hebben van verantwoordelijkheid. Wie is wie als het aankomt op jullie kwaliteitssysteem?
5.1 De directie is verantwoordelijk voor het gehele kwaliteitssysteem. Zij moet er dus voor zorgen dat het voldoet aan de eisen van ISO 9001 en dat de hele organisatie ervan op de hoogte is. Bovendien is zij verantwoordelijk voor voldoende ondersteuning.
5.2 Als aanvulling op het vorige punt moet de directie zorgen voor een duidelijk beleid. Ook dit moet binnen de organisatie bij iedereen bekend zijn en bovendien moet het regelmatig opnieuw beoordeeld worden.
5.3 De directie moet als eindverantwoordelijke van het kwaliteitssysteem een beheerder aanwijzen. Deze persoon moet bij iedereen in de organisatie bekend zijn.
Hoofdstuk 6: Planning
Wat zijn de plannen, wat is jullie doelstelling en hoe gaan jullie die als organisatie met elkaar bereiken? Daarover gaat hoofdstuk 6. De belangrijkste punten:
6.1 Deze hangt samen met punten 4.1 en 4.2. In geval van belangrijke ontwikkelingen die invloed hebben op de bedrijfsvoering, onderneem je actie en ga je in gesprek met alle betrokkenen.
6.2 Stel voor alle medewerkers en/of afdelingen meetbare doelen vast. Bespreek ze ook, zodat iedereen wat wat haar/zijn taak is. En meet ze ook regelmatig, zodat iedereen weet of zij/hij op de goede weg zit.
6.3 Wat zijn de gevolgen van de veranderingen die jullie doorvoeren? Wat heb je nodig voor die veranderingen en wie voert ze uit? Maar vooral ook: strookt het allemaal met ons ISO 9001-kwaliteitssysteem?
Hoofdstuk 7 van ISO 9001: Ondersteuning
De directie is verantwoordelijk voor voldoende ondersteuning. Maar hoe ziet dat er dan uit?
7.1 Je hebt alles in huis wat je nodig hebt voor een goed kwaliteitsmanagementsysteem. En alles betekent ook echt alles: gebouwen, apparatuur, werkomstandigheden, vervoer, medewerkers, enzovoorts. Alles is er, en in de juiste staat, om aan verwachtingen verplichtingen te voldoen.
7.2 Als aanvulling op de medewerkers in het vorige punt: jullie dienen ervoor te zorgen dat ze hun werk kunnen uitvoeren of dat ze daarvoor worden opgeleid.
7.3 Die medewerkers moeten allemaal goed op de hoogte zijn van het kwaliteitsbeleid. Je doet er goed aan ze te informeren over hun rol in het ISO 9001 kwaliteitssysteem. Zo creëer je namelijk betrokkenheid en draagvlak.
7.4 Zorg daarom ook voor een overlegstructuur die iedereen past. Wees er altijd alert op dat iedereen, alle medewerkers, op de hoogte is.
7.5 Leg alle belangrijke zaken vast in een kwaliteitshandboek. De ISO 9001 geeft aan wanneer dat nodig is. Zorg er vervolgens voor dat die documenten altijd up to date en gemakkelijk te vinden zijn. Houd daarbij ook altijd rekening met geldende wet- en regelgeving.
Hoofdstuk 8: Uitvoering van ISO 9001
Het kwaliteitssysteem ligt vast. Hoe gaan jullier verolgens te werk?
8.1 Uiteraard zorg je ervoor dat de uitvoeringsprocessen goed verlopen. Daarom is het heel belangrijk dat jullie weten wat er moet gebeuren, wat ervoor nodig is en dat de uitvoering wordt vastgelegd, zodat je het altijd kunt terugvinden.
8.2 Deze is niet alleen handig voor ISO 9001, maar moet je gewoon altijd goed op je netvlies hebben: Je weet wat je klant wil en hoe jullie dat gaan realiseren. Ja duh! Maar schrijf het op. En praat erover met je klant als er een probleem is, zodat jullie samen tot een goede oplossing komen.
8.3 Nieuwe producten of diensten worden pas gerealiseerd na een goed ontwerptraject. Alles wordt getoetst aan de gestelde eisen.
8.4 Koop alleen spullen in bij betrouwbare leveranciers en onderaannemers. Zorg er daarbij ook voor dat je duidelijk aangeeft wat je wilt en dat zij ook precies dat leveren. Let op: je moet dit voor een ISO 9001-certificaat ook allemaal kunnen aantonen.
8.5 Je betrokkenheid bij de spullen die je inkoopt, stopt niet bij de bestelling. Ook bij de productie en levering ga je regelmatig na of alles nog goed gaat, zodat je weet dat er niks misgaat of kwijtraakt.
8.6 En dan wat je zelf levert: ook daarvan garandeer je dat het goed is en kun je dat ook aantonen.
8.7 En als er dan toch iets niet goed gaat zorg je ervoor dat het hersteld wordt. Ook lever je het product niet, behalve als de klant er toch mee akkoord gaat.
Hoofdstuk 9: Evaluatie van de prestaties
Meten is weten. Dat geldt zeker voor alle ISO-normen. Naast de audits die jaarlijks plaatsvinden, meet je ook jezelf als organisatie. Stel doelen of prestatienormen vast en ga na of je die ook haalt.
9.1 Zorg voor concrete prestaties die je als organisatie ook goed kunt meten. Denk dan aan de klanttevredenheid, de kwaliteit van onze producten/diensten, etc. Gebruik die informatie ook om verbeteringen door te voeren.
9.2 Plan een audit in op regelmatige basis. Zo weet je of je nog steeds aan je eigen eisen én die van ISO 9001 voldoet.
9.3 De informatie die uit je eigen prestatiemetingen en uit de audit komen, wordt door de directie beoordeeld. Die zet dan, waar nodig, dingen in actie om verbeteringen door te voeren.
Hoofdstuk 10: Verbetering
Na invoering van en werken volgens de ISO 9001, kijk je ook naar eventuele verbeteringen. Dat komt terug in hoofdstuk 10 van de norm. De belangrijkste punten zijn:
10.1 Je checkt niet alleen de klanttevredenheid, zoals beschreven in hoofdstuk 8, je streeft er ook steeds naar deze te verhogen.
10.2 Als er iets mis is gegaan en je hebt het met de klant opgelost, zorg er dan voor dat het struikelblok weg is en het op dat punt niet weer mis kan gaan.
10.3 PDCA: Plan, Do, Check, Act. Volg deze cyclus en je weet altijd wat je te doen staat om je organisatie steeds meer te verbeteren.
En nu het ISO 9001-certificaat!
Je weet nu in ieder geval wat er van je verwacht wordt en wat je moet regelen om het certificaat te behalen. Is het nog steeds een hoge berg waar je tegenop ziet? No worries! Wij hebben Jasper, bel hem en het komt goed.
P.S. Deze beknopte versie van de ISO 9001, vind je ook hier.