Je hebt Autotask en je wilt al je contracten goed inrichten. Hierbij helpen we veel van onze klanten, let wel op dat je past contracten in Autotask gaat inrichten als je alles helder hebt. Inclusief worktypes en Exclusions! De basis van een goede Autotask implementatie is vooraf goed nadenken hoe je het wilt, het financieel fundament is niet de meest favoriete bezigheid van veel mensen maar wel enorm belangrijk! We implementeren Autotask daarom altijd met dit als startpunt.
Bepaal wat je wilt verkopen
Voordat je hard aan het werk gaat om Autotask te implementeren adviseren we om eerst goed na te denken over wat je wilt bereiken. Hoe ziet je Servicecatalogue eruit, wat voor MSP wil je zijn, wat zijn je processen en wat verkoop je allemaal. Dit zorgt in latere stappen in de Autotask implementatie voor veel keuzevrijheid en modulariteit zodat alle klanten op dezelfde manier ingericht kunnen worden en de facturatie altijd goed gaat.
Exclusions en worktypes
Wil je helemaal klaar zijn met al het gedoe rondom verkeerd geboekte uren en verkeerd gekozen contracten? Gebruik dan Exclusion Sets in combinatie met slim gekozen worktypes. Belangrijk is om Worktypes te kiezen die overeenkomen met je je diensten, modulair zijn en geen grijze gebieden hebben. Een automatisering houdt namelijk wel in: Het valt wel of net niet in een contract, punt.
Zorg ervoor dat je bij Exclusion flows altijd een “Default Contract” in Autotask kiest. Dit is normaliter het meestgebruikte contract en/of het contract waar de eerste uren op worden geboekt, bijna altijd een SLA op bijvoorbeeld gebruikers of werkstations. Daarna bepaal je continue per contract wat het opvolgende contract is, deze flow moet je even stappen maar is erg belangrijk!
Stappenplan contracten aanmaken in Autotask
Dat gezegd hebbende, hierbij een screenshot van het stappenplan wat we voor een klant hebben gemaakt. Helemaal gratis en voor niets zodat je geen stappen vergeet bij het inrichten van contracten in Autotask. Let wel op: Er is veel denkwerk vooraf gegaan voordat we overgegaan zijn naar implementatie, denk hier niet te makkelijk over!
Denk je, dat is een lekker lijstje maar wat moet ik hier precies mee en welke keuzes moet ik maken? Dan raad ik je aan om eens te praten met ons, want dat is ons werk en we helpen je graag.
Migratiedashboard
Nu weet je wat er moet gebeuren maar hoe zorg je ervoor dat je in control bent op de hele migratie? Onze klanten krijgen naast dit stappenplan een volledige handleiding die we combineren met een Dashboard in Autotask. Door het aanmaken van een User Defined Field in Autotask met de migratiestatus en een Custom Note met Migratienotities kunnen we op het Dashboard laten zien wat de workload is en waar je staat met de migratie.
Hiermee elimineren we de communicatie en verslaglegging buiten Autotask en weet je precies wat je moet doen. Met deze statussen kun je bijvoorbeeld aangeven of Sales moet overleggen met de klant en/of er iets compleet is.
Ben je nu helemaal klaar?
Zeker niet. Leuk dat de contracten staan maar nu wil je er ook nog eens voor zorgen dat je mensen makkelijk en snel uren kunnen boeken. Regel daarom slimme formtemplates, voorbeelden, trainingen en nog veel meer.
Daarnaast raden we een aan om supersexy Dashboard te bouwen waarbij je alles kunt zien. Denk aan:
- Wanneer verlopen mijn contracten
- Welke Configuration Items moeten verlengd worden
- Welke klanten verliezen we geld op
- Welke type diensten verliezen we geld op
- Waar verdienen we het meeste aan
- Wie boekt weinig uren
- Wat is de omzet per Contract Category of type contract
- Enzovoort
- Enzovoort
Laat ons jou helpen!
Is dit allemaal gesneden koek voor je, dan heb je onze hulp niet nodig. Maar denk je, misschien is enige hulp handig: We werken 100% resultaatgericht en voor een vast bedrag per maand.
