Datto heeft enige tijd geleden de 2021.1 release van Autotask aangekondigd, en deze update brengt weer een aantal mooie nieuwe functies en mogelijkheden met zich mee. Wij zetten de belangrijkste wijzigingen in dit artikel voor jou op een rij.
Nieuwe UI klantkaart
Waar de afgelopen jaren al de lay-out van tickets, tasks, opportunities en configuration items zijn aangepakt, heeft Datto deze keer de vormgeving van het company venster omgezet naar de nieuwe UI.
Als je een klantkaart opent dan zijn er nog steeds twee overzichten, namelijk het klantdashboard en het detailscherm, alleen zijn deze nu op een andere manier vormgegeven. Zodra je een klantkaart opent krijg je normaliter eerst de tabbladen met de verschillende dashboards te zien (tip: deze dashboards kunnen aangepast worden via Admin), waarna je vervolgens op de knop Detail kan klikken om meer detailinformatie te zien. Het scherm met detailinfo is echter flink onder handen genomen, en het zal dus waarschijnlijk even wennen zijn voordat je je weg hier weer goed in kan vinden. Het menu in de linkerbovenhoek is nu namelijk helemaal verdwenen, en er is een nieuw scherm met tabbladen, en een uitklapmenu aan de rechterkant voor in de plaats gekomen.
Naast deze wijzigingen in de lay-out heeft Autotask ook een aantal extra functies toegevoegd. Zo zijn er vanaf nu ook Company Categories waarmee je zelf kan bepalen welke velden je wilt weergeven in de klantkaart en dus ook, net zoals bij Tickets, bepaalde velden kan verbergen. Hiermee krijg je als bedrijf zelf de vrijheid om de klantkaart (bijna) helemaal naar eigen wens aan te passen.
Documentation Manager/Knowledgebase
Zoals je misschien wel zal weten heeft Autotask de laatste periode flink wat updates gehad ter verbetering van de Knowledgebase, en is er ondertussen ook een Documentation Manager aan Autotask toegevoegd. Deze updates hebben ervoor gezorgd dat er steeds meer mogelijkheden zijn om documentatie in Autotask kwijt te kunnen. Ook met deze release heeft Datto weer een aantal verbeteringen doorgevoerd. Zo is het vanaf nu mogelijk om eerst concepten te maken zonder dat je de artikelen direct hoeft te publiceren, kan je ervoor kiezen om de artikelen in het kader van kwaliteit eerst te laten goedkeuren door bepaalde personen binnen de organisatie, en heeft Autotask ook versiebeheer en herstelmogelijkheden naar vorige versies toegevoegd. Verder is het vanaf deze release ook mogelijk om de breedte en hoogte van tabellen aan te passen, kan je achtergrondkleuren toevoegen en ook ankers gebruiken om naar andere plaatsen in het artikel te verwijzen (erg handig als je bij lange artikelen bijv. een inhoudsopgave wilt toevoegen). Tot slot is het vanaf nu ook mogelijk om documenten naar knowledgebase artikelen te converteren, en natuurlijk ook andersom.
Configuration Items (CI’s)
Je kent de uitspraak ‘een ongeluk zit in een klein hoekje’ of ‘een fout is snel gemaakt’ vast wel. Het kan iedereen natuurlijk een keer overkomen dat er iets mis gaat, maar dan is het natuurlijk wel zo makkelijk als de fout ook weer snel hersteld kan worden. Ter ondersteuning van dit proces heeft Autotask vanaf deze release een log toegevoegd aan de CI’s waarmee je kan zien wat er precies veranderd is en door wie. Anders gezegd: er is vanaf nu versiebeheer beschikbaar, en je krijgt daarmee ook direct de keuze om vorige versies te bekijken en indien nodig een CI terug te zetten naar een vorige versie.
Overige verbeteringen
Task time entry
Het zal je na de vorige update rondom het ticket time entry scherm waarschijnlijk niet verbazen dat deze keer het time entry scherm van projecttaken onder handen is genomen. Deze is nu ook ge-update met een visuele tijdlijn, de mogelijkheid om dezelfde time entry op meerdere dagen tegelijk te boeken en de optie om time entry templates op meerdere dagen tegelijkertijd toe te passen.
Zoekfunctie in Admin
Datto heeft eindelijk één van de meest veelgevraagde functies toegevoegd, namelijk een zoekfunctie voor het Admin scherm. Je zal het ongetwijfeld wel herkennen: je moet even snel een aanpassing in het admin scherm maken, je gaat er naar toe, maar weet niet meer zeker waar je de functie ook alweer kon terugvinden. Voorheen klikte je waarschijnlijk op de knop ‘Expand All’ om vervolgens met Ctrl + F de zoekfunctie van de browser te gebruiken. Gelukkig is dit nu (bijna) verleden tijd. Autotask heeft de inhoud van het scherm opnieuw gerangschikt, een aantal tabbladen zoals Company Settings & Users en Automation toegevoegd om bepaalde zaken makkelijker te kunnen terugvinden, en tot slot in de rechterbovenhoek een vergrootglas (en dus ook een zoekfunctie) toegevoegd.
Alert instellen voor een Contact
Het zal jou vast niet onbekend zijn: soms is het extra belangrijk om de helpdesk op bepaalde zaken te attenderen, en een van de meest makkelijke manieren om dit te doen is het plaatsen van een alert op het account. Hierdoor kan je een gele balk met tekst bovenaan een ticket of account weergeven. Met deze release krijgen wij er nog een extra mogelijkheid bij, namelijk het plaatsen van een alert op een contactpersoon.
Makkelijk de juiste Widgets maken
Wij horen regelmatig dat het best moeilijk is om bepaalde informatie naar boven te krijgen in Autotask, en dat het maken van widgets niet erg intuïtief werkt. Waarschijnlijk heeft Datto dat ook al vaker te horen gekregen, want daar hebben ze nu iets nieuws voor bedacht. Jij kan via de ‘Show Me’ functie aangeven waar je naar op zoek bent, en Autotask zal vervolgens zelf het juiste widget openen.
Nieuwe functies m.b.t. Ticket Insights
Er zijn met deze release ook weer een tweetal wijzigingen in de Ticket Insights gemaakt. De eerste wijziging is dat alle Insights vanaf nu een refresh knop hebben gekregen, zodat je handmatig de data kan vernieuwen. Daarnaast hebben Vendors nu ook de mogelijkheid gekregen om eigen Insights te publiceren. Hier zijn echter wel een aantal voorwaarden aan verbonden: zowel de Vendor als de Insight moeten actief en gepubliceerd zijn in Autotask en de integratie met de Vendor moet ook actief, ingeschakeld en geconfigureerd zijn (dit kan je in via het Integration Center instellen).
Quick notes instellen via de Ticket Category
Een functie welke erg handig is voor co-managed omgevingen is het kunnen instellen van Quick Notes notification templates op ticket category niveau. Hierdoor kan je per categorie bepalen welk template standaard gebruikt moet worden, en welke templates er allemaal beschikbaar zijn. Hierdoor kan je voor een co-managed partner eigen ticket categorieën aanmaken, waarbij zij hun eigen mailtemplates kunnen gebruiken.
Hulp nodig?
Zoals je hebt kunnen lezen zijn er met deze release weer een hoop nieuwe functies en verbeteringen aan Autotask toegevoegd. Als jij hulp nodig hebt bij het optimaal inrichten van deze nieuwe functies, neem dan gerust contact met ons op!