Eind 2020 kondigde Datto weer een aantal mooie updates aan die in januari 2021 worden uitgerold; deAutotask PSA Release 2020.4. De twee grootste updates hebben betrekking op geplande werkzaamheden, bekend als Recurrence Master Tickets en SSL en Domein tracking.
Maar er zijn nog veel meer mooie updates. Zoals een aanpasbare Purchase Order Template bijvoorbeeld, en een Aanpasbare Grid Density. Bovendien wordt de look en feel van de Projectenpagina aangepakt.
Recurrence Master Tickets
De mensen die Autotask al even gebruiken, werken al veel met Recurrence Master Tickets. Door middel van deze Recurrence Master Tickets kun je terugkerende werkzaamheden plannen. Dit is waardevol voor bijvoorbeeld periodiek onderhoud, on-site bezoeken en om de Operationele Planning voor ISO en NEN implementaties te borgen.
De best-practice was tot nu toe om een aparte queue aan te maken met “Geplande Tickets”; een niet-operationele queue. Vervolgens zorgde je er met een workflow rule voor dat deze meldingen bijvoorbeeld 5 werkdagen voor de Due Date in bijvoorbeeld de Servicedesk Queue terechtkwamen, zodat ze opgepakt kon worden.
Het nadeel van deze werkwijze was dat er een gigantische sloot aan tickets klaarstond en/of dat je deze jaarlijks opnieuw moest aanmaken. Als je een fout maakte moest je letterlijk alle tickets deleten en helemaal opnieuw beginnen. Gelukkig heeft Datto goed geluisterd!
Nieuwe Recurring Ticket Engine
Je kunt bij de nieuwe engine aangeven hoeveel dagen van tevoren je wilt dat de geplande tickets worden aangemaakt. Op deze manier vervallen de ‘creatieve’ workflow rules om de bak met reeds aangemaakte tickets op een logische manier te gebruiken.
Belangrijk! Zorg er wel voor dat je het aantal dagen aangeeft wanneer deze aangemaakt moet worden, als je deze leeg houdt worden alle tickets direct aangemaakt.
Recurring tickets aanpassen
Zoals eerder aangegeven moest een reeds aangemaakt Recurrence Master Ticket volledig verwijderd worden en opnieuw aangemaakt worden als je ‘m wilde wijzigen. Nu kun je alles (behalve het bedrijf) aanpassen, ook nadat een Recurrence Master Ticket al is aangemaakt. Let op: Dit geldt alleen voor tickets die nog aangemaakt moeten worden.
- Frequentie
- Servicecalls
- User Defined Fields
- Notities
- Bijlages
- Enzovoort
Voor reeds aangemaakte tickets heeft Datto wel de optie toegevoegd om notities of bijlages in bulk toe te voegen.
Tags en Recurrence Master Tickets
Je kunt vanaf de Autotask PSA Release 2020.4 ook tags toevoegen aan Recurrence Master Tickets. We adviseren om hier zeker gebruik van te maken, want op deze manier houd je goed overzicht over geplande tickets en type geplande werkzaamheden. Een aantal voorbeelden:
- Periodiek Onderhoud
- Firmware Updates
- Locatiebezoek
- Afdeling
- Periode (week, maand, kwartaal, jaar)
- Enzovoort
SSL en Domein Tracking
Niet alle ICT dienstverleners houden SSL-certificaten en domeinen bij in Autotask, maar doen dit in bijvoorbeeld ITGlue of Hostfact.
Als je voorheen domeingegevens, zoals bijvoorbeeld SSL- of DNS-informatie, wilde bijhouden was dit veel handwerk en moest je creatief omgaan met User Defined Fields. Na de Autotask PSA Release 2020.4 automatiseert veel werk.
Configuration Item: Domain
Dit is een speciaal Configuration Item en deze is niet aanpasbaar. Bij het aanmaken van een Domain Configuration Item dient de domein opgegeven te worden. Nu komt het leuke!
Als er een SSL-certificaat gekoppeld is aan het domein zal Autotask je vragen of je hier een apart Configuration Item voor aan wilt maken dat je vervolgens als Child kunt inzetten voor het domein.
Child Configuration Items geven aan dat deze onderliggend zijn aan het bovenliggende Configuration Item. Deze optie zit al in Autotask en je kunt dit bijvoorbeeld al gebruiken om VM’s aan een ESX te koppelen.
Configuration Item: SSL Certificate
Als je de SSL Certificate Configuration Item gebruikt, worden publieke gegevens automatisch opgehaald en kun je privé keys toevoegen. Wel dient de “SSL Source” opgegeven te worden.
Het advies van Datto is om een standaard SSL-certifcaatproduct aan te maken en dit te gebruiken als standaard product voor SSL Certifcate Configuration Items
Ook de DNS records zullen opgehaald worden en er zal een audittrail zijn. Op deze manier is bij incidenten makkelijker te zien of een DNS-wijziging de oorzaak is en kan troubleshooting effectiever plaatsvinden.
Alles bij elkaar een aantal mooie ontwikkelingen. De daadwerkelijke praktijkvoorbeelden zullen moeten uitwijzen of alles ook werkt. We gaan het meemaken, toch?
Als laatste nog een mooie tip om af te sluiten. Datto heeft ook gedacht aan 100% control als je slim gebruik maakt van de workflow rules. Zie onderstaande afbeelding:
Hulp?
We hebben al tientallen MSP’s geholpen met de optimalisatie en implementatie van Autotask, ISO en MSP strategie. Boek vrijblijvend direct een Teams call via Bookings met Jasper.