MSP Kennisbank

Perfecte integraties met Autotask en Datto

Tijdens mijn laatste baan in loondienst heb ik als eerste een maand meegekeken. Hoe werkt alles hier en hoe doen mensen dat. Heb vanaf dag één aangegeven dat ik een hele maand lang niets ging vinden maar vooral heel veel wilde meekijken en leren.

Hoe het begon

Op dat moment werkte men met PRTG, Nagios, Osticket en een zelfgeschreven applicatie voor urenregistratie en facturatie.

Achteraf gezien durf ik wel te zeggen dat ik echt heel weinig van ICT begreep, dacht best wel dingen te weten uit mijn Consultancy periode maar wat liep ik tegen mijn gebrek aan kennis aan.

Ik deed toen wat voor mij logisch leek, waar ben ik kneitergoed in. Dat waren cijfers, KPI’s en processen. Ik wist wat me te doen stond.

Vanaf dat moment ben ik mee gaan kijken met de Engineers, Projectmanagers en alle andere mensen. Ik schreef elke handeling op, haalde alle data uit Nagios, PRTG, Osticket, VOIP centrale, enzovoort. Na enkele dagen analyse, door cijfers heen spitten en het bouwen van tabellen viel me iets op.

Uren waren niet volledig, geen enkel systeem integreerde met elkaar en mails werden handmatig uit mailboxen gehaald. Dat moest anders! We verloren minimaal 40 uur per week aan administratieve handelingen.

Als je 13 engineers hebt die dagelijks 17 tickets oppakken en je verlaagt de administratieve druk door slimme integratie met 3 minuten per ticket bespaart dit 56 uur per week.

Meten is weten

In al mijn enthousiasme en onkunde ben ik toen de markt op gegaan en op zoek gegaan naar mogelijkheden. Het toeval bracht dat 90% van mijn vriendengroep op dat moment werkzaam was bij twee bedrijven: Autotask en Solarwinds. Daar begon ik dus!

Ik vergeleek Topdesk, AFAS, Freshdesk, Zendesk, Solarwinds en Autotask PSA (nu Datto) met elkaar. Ook diverse RMM tooling met elkaar vergeleken maar al snel bleven Kaseya, N-able Solarwinds en Datto RMM over.

Na veel gesprekken zijn we uitgekomen op Autotask PSA in combinatie met Datto RMM (destijds Autotask Endpoint Management / Centrastage).

Het was geen makkelijk gesprek, het was een serieuze investering. We gingen van (bijna) volledig open source naar een tool die serieus geld kost per maand.

Integratie en Consolidatie

De reden waarom ik een akkoord heb gekregen was mijn berekening van de mogelijke besparing door het verlagen van administratieve druk. Tot op de dag van vandaag denk ik dat dit het belangrijkste is waar een Operationeel Manager of ICT manager zicht druk om moet maken: Hoe zorg ik ervoor dat mijn engineers zo simpel en makkelijk mogelijk bezig kunnen zijn met techniek.

Techneuten zijn een ramp in administratie, laten we het beestje maar gewoon bij de naam noemen. Documentatie doen ze met een zucht en uren boeken omdat het moet. Prima toch? Ze hebben gekozen voor techniek en niet administratie. Irritant? Zeker! Maar laten we de realiteit maar gewoon accepteren en ze ondersteunen met dat waar ze goed in zijn.

Met mijn ervaring en als ik terugkijk, wat is volgens mij de selectie van softwarepakketten die je moet nemen in combinatie met Autotask PSA?

Dit lijstje is tot stand gekomen na jarenlang rond te neuzen op het internet en veel gesprekken met diverse Managed Service Providers. Er zijn nog tal van andere mogelijkheden.

Als je een pistool tegen mijn hoofd zou zetten en ik zou snel een lijstje op moeten dreunen is dit mijn lijst. Niet volledig, wel een goede basis.

Checklist Autotask integraties

VOIPRoutIT in Nederland
RMMDatto RMM. Niets voor jou, kijk naar Connectwise Automate, Solarwinds of Kaseya.
DocumentatieITGlue
WachtwoordmanagerITGlue
TekeningenLucidchart, integreert perfect met ITGlue
KlantfeedbackSmileback of ingebouwde optie in Autotask
BoekhoudingYuki met connector, voor grotere organisaties AFAS met Applicatielink koppeling
AntivirusWebroot of ESET
Back-upDatto Continuity of Acronis

Bonus: Microsoft Power BI, Brightgauge, Spinpanel, Sophos, Applicatielink en Warrantymaster.

Wat mist er nog meer op dit lijstje? Er zijn een tal van leveranciers die goed integreren met Autotask maar deze laat ik voor nu buiten beschouwing.

Maak het jezelf niet te moeilijk, kijk of bovenstaande werkt voor jou en maak geen maatwerk als dit niet hoeft. Ik heb geen enkele connectie met deze partijen wil vooral jouw zoektocht korter, makkelijker en beter maakt.

Al deze tooling is natuurlijk een serieuze investering. Maar je verdient dit dubbel en dwars terug door verhoogde productiviteit en kwaliteit. Kijk niet naar de kosten maar wat het je oplevert.

Daarnaast: Wie heeft er nog zin in handmatige handelingen?