Vanuit ApplicatieLink zijn er een aantal slimme koppelingen mogelijk die je werk nog efficiënter maken en je veel tijd kunnen besparen. Zo zijn er voor AFAS drie koppelingen via Applicatielink mogelijk die je veel werk uit handen kunnen nemen. Daarnaast zijn er nog een aantal andere opties die heel handig kunnen zijn.
Welke koppelingen zijn er mogelijk:
- Autotask naar AFAS Factuur
- Autotask naar AFAS Aankoop
- Autotask naar AFAS Accountsynchronisatie
- Autotask naar Generic Charge Importer
- Autotask naar ALSO Marketplace
Autotask naar AFAS Factuur
Wil je facturen, aangemaakt in Autotask, niet meer handmatig overzetten naar AFAS? Overweeg dan om deze door ApplicatieLink ontwikkelde oplossing te gaan gebruiken. Zoals altijd moet u eerst het volledige factureringsproces doorlopen in Autotask (Goedkeuren en boeken -> Te factureren items). De integratie zal facturen uit de Autotask factuurhistorie overzetten naar AFAS als definitieve facturen (Direct factuur) of als journaalboeking. Je kunt dit handmatig doen of volledig geautomatiseerd (gepland). Relevante informatie van elke factuurregel wordt naar AFAS gestuurd. De integratie biedt enorm veel linkinstellingen om de gebruikerservaring te optimaliseren en het eindresultaat in AFAS te beïnvloeden.
Voordelen van deze koppeling
- Een vast maandelijks bedrag ondanks het aantal facturen dat naar AFAS wordt overgemaakt
- Bespaart de financiële afdeling (erg!) veel tijd
- Elk belangrijk detail van een factuur in Autotask wordt overgezet naar AFAS
- Ook voor deze Autotask-facturen kun je nu betalingen verwerken en herinneringen versturen vanuit AFAS
Autotask naar AFAS Aankoop
Wanneer je het inkooporderproces in Autotask gebruikt, maak je nu handmatig inkooporders aan in AFAS en vind je het waarschijnlijk een gedoe om de inkomende factuur van je leverancier te controleren op eenheden en stukskosten. Dan is deze oplossing wellicht iets voor jou! Deze integratie creëert inkooporders in AFAS voor elk van de goederenontvangsten op inkooporders in Autotask. Hierdoor kan uw financiële afdeling direct inkomende inkoopfacturen verifiëren met betrekking tot voorraadartikelen met ontvangen hoeveelheden in Autotask zonder dat u beide applicaties hoeft te openen, evenals handmatige herinvoer van inkoopinformatie.
Voordelen van deze koppeling
- Elk detail van een goederenontvangst in Autotask, dat u nodig heeft om de aankoopfactuur te controleren, wordt overgedragen
- Het controleren van inkomende facturen van leveranciers wordt een stuk eenvoudiger
Autotask naar AFAS Accountsynchronisatie
Deze integratie synchroniseert accountgegevens (klanten en in sommige gevallen ook leveranciers en prospects) tussen Autotask en AFAS. Als in beide oplossingen al accounts bestaan, is het belangrijk om eerst een verbinding tot stand te brengen tussen twee vergelijkbare accounts, voordat u de integratie gebruikt om accounts bij te werken. Bij het uitvoeren van deze oplossing worden automatisch niet-bestaande accounts aangemaakt op de doelbestemming. Voor deze 2 oplossingen hebben ze beide opties beschikbaar: Autotask naar AFAS of AFAS naar Autotask.
Voordelen van deze koppeling
- Een vast maandelijks bedrag ondanks het aantal accounts dat is overgezet naar of bijgewerkt in AFAS / Autotask
- Werk uw CRM-database alleen bij in één oplossing
- Bespaart verschillende afdelingen veel tijd
- Geen verschillen meer tussen accounts in verschillende oplossingen, altijd de juiste informatie beschikbaar
Autotask naar Generic Charge Importer
Deze importtool, toegankelijk via een Autotask Live-Link, geeft de gebruiker de optie om een batch met kosten te uploaden via een Excel-sjabloon van ApplicatieLink. Na het uploaden van de Excel in ons platform, moet de gebruiker Autotask-klanten en -contracten linken voordat hij alle kosten snel naar de juiste contracten in Autotask kan boeken.
Gemaakte links worden opgeslagen, zodat een nieuwe import weinig moeite kost. Hierdoor is deze tool ideaal om klantgerelateerde kosten, zoals VoIP-gebruikskosten, datakosten, domeinregistraties, etc. snel en moeiteloos in Autotask te importeren.
Voordelen van deze koppeling
- Het handmatig wijzigen in Autotask op contracttarieven is niet meer nodig.
- Krijg een duidelijk overzicht van elk eenmalig of op gebruik gebaseerd product / dienst die u bij een leverancier koopt.
- Makkelijk te boeken als kosten op een Autotask-contract.
- Meerdere mensen binnen uw organisatie kunnen deze integratie gebruiken via de aangemaakte LiveLink.
Autotask naar ALSO Marketplace
De maandelijkse factuur van de ALSO Marketplace bevat alle terugkerende services, met andere woorden, alle services die in de voorgaande periode zijn afgenomen. Door de integratie tussen ALSO en Autotask kan de gebruiker deze factuur automatisch lezen, controleren en afwijkingen met één druk op de knop naar zijn PSA-oplossing overzetten.
Hoe werkt dit precies?
Selecteer de gewenste maand in een pulldown-menu en klik op de knop ‘factuur laden’. Het ApplicatieLink platform haalt vervolgens automatisch de gewenste factuur op bij ALSO via hun API. De factuurgegevens worden getoond in een spreadsheet voor een duidelijk en gemakkelijk overzicht. Klanten, contracten en diensten moeten (automatisch) op elke lijn van het net worden gekoppeld. Het in kaart brengen hoeft maar één keer, aangezien we dit onthouden voor toekomstig gebruik (de factuur van volgende maand). Als een contract of dienst nog niet beschikbaar is in Autotask, kan deze direct vanuit het ApplicatieLink platform aangemaakt worden met de juiste data. Het ApplicatieLink-platform valideert de ALSO-factuur via de API tegen het Autotask-contract en biedt de volgende opties op basis van de feedback:
- Als de kostprijs van de dienst niet overeenkomt, kan deze worden gewijzigd;
- Als het bedrag van de service niet overeenkomt, kan deze worden bijgewerkt.
Voordelen van deze koppeling
- Het handmatig wijzigen van Autotask op contractservices behoort tot het verleden.
- Krijg een duidelijk overzicht van elke service die u koopt in de Marketplace.
- Automatische vergelijking met de bijbehorende gegevens in Autotask.
- Optimaliseer uw winst uit clouddiensten.
Hulp?
We hebben al tientallen MSP’s geholpen met de optimalisatie en implementatie van Autotask, ISO en MSP strategie. Boek vrijblijvend direct een Teams call via Bookings met Jasper.